Al igual que del resto de información, es aconsejable realizar copias de seguridad de correo electrónico. Si vamos a realizar un proceso de migración, entonces es imprescindible.
Las copias de seguridad nos permiten volver al pasado en lo que al estado de nuestra información se refiere. Normalmente no tendremos que recurrir a ellas, pero son una garantía de no perder el trabajo realizado desde el inicio de nuestra actividad.
Ciertamente, realizar copias de seguridad tiene un coste asociado, pues necesitaremos recursos de almacenamiento y el proceso puede suponer la paralización o ralentización del trabajo.
Son una garantía de no perder el trabajo realizado.
Ello obliga a ajustar los periodos y horarios, de modo que se conserven copias suficientemente recientes como para que un fallo no arruine el trabajo, pero que este proceso no sea rebaje sustancialmente la productividad.
¿También copias de seguridad de correo electrónico?
Cuando empleamos el protocolo SMTP para la descarga de correo electrónico, de manera automática estamos generando copias de nuestro buzón. Es decir, tendremos una copia idéntica de nuestros correos en el servidor y en el resto de dispositivos con la cuenta vinculada.
Es fácil pensar que, siendo así, tenemos copias de seguridad de nuestros correo electrónico en los distintos terminales. No es así.
Dichas copias están sincronizadas y, por ejemplo, eliminar por completo un mensaje en una de ellas -en principio-, supone eliminar todas las copias.
Es decir, las réplicas no son inmutables y -por tanto- no aportan el beneficio esperado en este sentido.
¿Cómo realizar copia del correo electrónico?
Podemos realizarlo de diferentes maneras y a distintos niveles.
La forma más sencilla -a nivel de usuario- es mediante la descarga o exportación del buzón.
Algunos servicios de correo -como Gmail-, permiten esta opción desde su webmail. Sin embargo, no todos los servidores ofrecen esta posibilidad, o lo hacen de manera complicada.
En esos casos, se puede recurrir a la exportación de buzones. Se trata de una opción incluida en la mayoría de programas de gestión de correo.
Con ello se generará un fichero -más o menos grande, dependiendo de la cantidad de información contenida en el buzón- con toda la información de la cuenta.
Es importante guardar dicho documento en un dispositivo diferente. Incluso en un espacio diferente. Así, los posibles daños sufridos en el equipo no afectarán a la copia.
Restaurar la copia
Para restaurar las copias de seguridad de correo electrónico únicamente habrá que importar el fichero generado previamente.
Conviene buscar el momento más adecuado, a fin de minimizar la probabilidad de recibir mensaje durante el proceso.
En caso de usar los protocolos -SMTP e IMAP-, al importar los buzones desde el gestor de correo -salvo configuraciones particulares de los servidores-, el buzón importado se copiará automáticamente en el servidor. Así, se sincronizará automáticamente con todos los dispositivos que tengan la cuenta configurada.
Precauciones
Al restaurar una copia de seguridad -generalmente- estamos destruyendo la información previa a dicho proceso. Por tanto, se perderán todos aquellos datos generados entre el momento de realización de la copia y su restauración.
Cópias y migraciones
Ante una migración de servidor. Si se desea traspasar la información -algo muy frecuente-, el proceso anterior permite continuar trabajando en el punto en que se dejó.
Para ello, la copia de seguridad debe realizarse justo antes de iniciar el proceso de cambio de servidor. La importación, lo antes posible.
Además, conviene buscar el momento más adecuado, a fin de minimizar la probabilidad de recibir mensaje durante el proceso. En muchos casos, ese momento óptimo es en la madrugada de los fines de semana. El mejor mes, casi siempre, agosto. Pero ello dependerá del sector
